Privacy Reglement gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van voetbalvereniging VEP (hierna te noemen VEP) omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen
- Het bestuur van de vereniging zijn diegenen die als zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle betalende en niet betalende leden van de aangesloten vereniging
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s)
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier voor het lidmaatschap
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden vastgelegd en beheerd in de centrale administratie van Sportlink. De personen die bij deze gegevens kunnen zijn: de (wedstrijd)secretaris, penningmeester en de administratiegroep. Meer informatie over hoe Sportlink met gegevens omgaat, vind je hier.
Delen van de Sportlinkgegevens worden ook gebruikt voor onze website.
Ook zijn er gegevens opgeslagen in HetRooster t.b.v. het inroosteren van kantinediensten. De personen die bij deze gegevens kunnen zijn: de administratiegroep en de kantinegroep. Het privacy statement van Het Rooster vind je hier.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van VEP, namelijk wie men is, geboortedatum in verband met de teamindeling en de contributie, het adres en het e-mailadres voor correspondentie en het telefoonnummer voor de bereikbaarheid van de leden dan wel de ouders.
De persoonsgegevens van spelers van teams worden verstrekt aan verschillende groepen binnen VEP wanneer dat nodig is voor het functioneren van de vereniging:
- Leiders en trainers van de desbetreffende teams
- Technische commissie voor het maken van de teamindeling
- Bestuursleden
Aan het einde van het voetbalseizoen zullen deze gegevens worden vernietigd.
De persoonsgegevens worden NIET ter beschikking gesteld aan derden en aan overige eigen leden.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit onze systemen.
Indien een lid om zijn of haar gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld. Tevens heeft men het inzagerecht over zijn of haar eigen gegevens bij de secretaris van de vereniging.
Inschrijfformulier
Indien iemand lid wil worden van VEP, zal men zich aanmelden via een inschrijfformulier. Met het insturen van het ingevulde formulier (via email dan wel post) gaat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens. Dit wordt op het inschrijfformulier specifiek vermeld.
Foto’s
Bij VEP-activiteiten kunnen foto’s worden gemaakt van de deelnemers en toeschouwers. Deze foto’s kunnen worden gebruikt voor de website van VEP, social media, nieuwsbrieven en/of persberichten. Gepubliceerde foto’s zullen altijd meerdere personen tonen. Indien iemand bezwaar heeft tegen het publiceren van zijn of haar foto, dan kan dat worden aangegeven bij de vereniging via [email protected].
Video-opnames
Bij VEP hangen beveiligingscamera’s voor de veiligheid van een ieder.
Datalek
Bij een eventueel datalek of een vermoeden hiervan, zullen de leden en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.
